Опыт LeadHit: как мы перевели офис на работу в удаленном режиме

Рассказываем о результатах и делимся опытом

Сейчас гайдами по переводу офиса на удаленку завален каждый первый почтовый ящик. Наверняка вам уже становится плохо при слове “удаленка” или “карантин”, но таковы наши сегодняшние реалии 🤷


Мы не хотим навязывать вам собственное мнение на этот счет. Просто хотим рассказать о нашем опыте и чего мы достигли за это время. Наше руководство для начала решило перевести офис на удаленный режим работы на три дня, чтобы посмотреть, как справляются сотрудники, и затем уже принять окончательное решение.

Как мы работаем в обычных условиях

Мы как будто знали, что когда-нибудь вынужденная удаленка с нами случится. Работа каждого отдела выстроена с помощью четких алгоритмов. Вся коммуникация по проектам внутри и между отделов ведется в CRM Битрикс24, почте, Telegram, Trello, Google docs. Одним словом, мы хоть и находимся в одном офисе, но большую часть рабочего времени общаемся удаленно. Если разбирать каждый отдел более внимательно, то вот что у нас получается:

Отдел продаж:

Работа ведется в Битрикс24 CRM так как:

  • имеется телефония с возможностью контроля количества и качества звонков;

  • есть возможность выстроить процесс продажи со всеми промежуточными этапами;

  • настроен процесс запуска и подключения новых клиентов;

  • доступен процесс получения новых знаний по продукту.

Отдел сопровождения:

Внутренняя коммуникация отдела также ведется в Битрикс24, который предоставляет сотрудникам телефонию с возможностью контроля количества и качества звонков и позволяет:

  • вести клиентское сопровождение;

  • решать вопросы клиентов;

  • контролировать оплату.

Отдел маркетинга и подключения:

Вся работа отдела также реализована в Битрикс24. Отделы продаж и сопровождения клиентов ставят задачи через таск-менеджер Битрикс24 и контролируют их исполнение. Все необходимые сервисы и программы для работы отдела доступны для использования на любом компьютере или ноутбуке.

Отдел разработки:

Внутренняя коммуникация отдела ведется в Trello. Каждую неделю составляется спринт на ближайшие пять рабочих дней и ставятся задачи на отдельных сотрудников. По завершению спринта подводятся итоги и определяется новый спринт.

Коммуникация:

Процесс коммуникации между сотрудниками реализован в Telegram. У каждого отдела есть собственный чат для обсуждения вопросов, связанных с работой отдела, и общий чат, в котором обсуждаются новости компании.

Эксперимент

Мы не знали, как долго может продлиться карантин, поэтому решили готовится к худшему 🙂 Чтобы проверить готовность компании и сотрудников, мы решили провести 3-х дневный эксперимент по удаленной работе и затем оценить результаты.

День 1: это не каникулы, а такая же работа. Только дома

Это мы все поняли, как только начали отписываться руководителям о начале рабочего дня. 


Реально облегчил положение Битрикс: там ведется вся рабочая коммуникация даже в офисе. Поэтому принципиального отличия никто не заметил. Верстальщики все также имели доступ к инструментам с домашних компьютеров, отдел подключения продолжил настройку алгоритмов, сидя на кухне, копирайтер спокойно писал тексты Google Docs, а разработчики продолжили оптимизацию сервиса и создание новых продуктов. Как выяснилось, полный функционал этих отделов может выполняться на домашних компьютерах, лишь бы тянули программы.


Отдел продаж также занимался… продажами 🙂 Только теперь звонили они из дома, закрывшись в отдельном помещении, не отвлекаясь на беседы коллег по цеху. 


В общем день как день, только в офисе никого не было.

День 2: эффективность работы… выросла

Перехода на удаленку наши клиенты не заметили. Аккаунт-менеджеры продолжали поддерживать связь по телефону, почте или в мессенджерах. Задачи появлялись, решались и закрывались также, как и всегда. Но, как оказалось, даже быстрее. Возможно дело в том, что людям хотелось побыстрее закончить все дела и заняться решением домашних вопросов, которые так долго откладывались на потом. Кстати, в качестве мы тоже не потеряли.


Во время эксперимента нам даже удалось подключить несколько новых клиентов. Результаты, одним словом, радовали: работа не только продолжилась, но даже улучшилась.

День 3: время принимать решение

По итогам эксперимента на третий день у нас получилось следующее:


  • отдел подключения стал быстрее справляться с задачами по интеграции подключенных сайтов, внутренняя коммуникация отдела не нарушена;

  • рассылки уходили в нужное время с нужным контентом без опозданий;

  • дизайнеры и копирайтеры справлялись со своими обязанностей без дополнительных трудностей: Google docs доступны онлайн всем желающим, а необходимые графические редакторы уже имелись на устройствах дизайнеров;

  • отдел аккаунтов обеспечил бесперебойную поддержку клиентам. К слову наш сервис помог многим из них безболезненно перевести собственные офисы на удаленку;

  • разработчики продолжили работу в штатном режиме из дома: у всех имелся доступ к необходимым сервисам и программному обеспечению;

  • за три дня эксперимента отдел продаж заключил несколько сделок с новыми клиентами.


Наш совет: настройте удаленную коммуникацию между отделами даже в условиях офиса. Ставьте задачи в Битрикс, Trello, общайтесь в мессенджерах или специальных рабочих чатах. Если работники в состоянии коммуницировать без личного контакта, то это уже огромный плюс, который облегчает перевод офиса на карантин.


Кстати, тот же Битрикс позволяет отслеживать эффективность работы сотрудников. Автоматизация, как видите, важна не только в маркетинге 🙂

Что дальше

За нас правительство приняло решение продлить нашу удаленную работу до 30 апреля. Но как показал эксперимент, мы к нему абсолютно готовы. Нашим клиентам не о чем переживать, ведь, как показала практика, для них наш переход на удаленный режим работы останется незамеченным 🙂 Мы не будем брать выходные, а продолжим работать в штатном режиме: продолжится интеграция новых клиентов, рассылки будут отправлены вовремя. Плюс - аккаунт-менеджеры всегда на связи и готовы помочь.


Здоровье и трудоспособность наших сотрудников сейчас приоритет для компании. Поэтому если есть возможность оставаться на удаленке до конца карантина, лучше ею воспользоваться.

Хотите узнать больше? Оставьте заявку и наши специалисты ответят на все ваши вопросы!


Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных

Небольшой тест для быстрого расчета потенциала роста вашего интернет-магазина!

P.S.

Подписывайтесь на рассылку, чтобы не пропустить материал 😉


А так же на наши соцсети - там мы публикуем еще больше полезных материалов о ecommerce!

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных


Режим работы

8 (499) 391 90 47

С 9 утра до 19 вечера

Адрес

Адрес

Улица Большая Семеновская дом 45